Icerik Yonetiminde Strateji

Icerik Yonetiminde Strateji

Bir websitesinin varlığı kadar, o websitenin içeriğinin tasarımı ve yönetimi de çok önemli. Örneğin IBM şirketi, çok iyi ve efektif bir şekilde yönetilen, şirket içi kurumsal portalı IBM Bluepages ile şirkete, yılda 194 milyon dolar tasarruf sağlıyor. Yine portal içinde yer alan "çalışan listesi" fonksiyonu, IBM çalışanlarının, yılda ortalama 72 dakika kazanmalarını sağlıyor. Maalesef herkes IBM kadar şanslı değil. Ya da IBM harcadığı bütçeyi harcamıyor, harcamak istemiyor. Büyük şirketlerin çoğu, portal yönetimi görevini, şirket dışı firmalara yüklüyor.

Gelin, efektif yönetilmeyen bir büyük şirket portal senaryosu canlandıralım beraber:

Beyza, ABC Holding'in Kurumsal Web Portal Yönetimi bölümünün müdürlüğünü yapıyor. Beyza, bu şirkette 6 senedir çalışıyor. Beyza, bu 6 sene içinde, şirket Web sitesinin içeriğinin, organik bir şekilde büyüdüğüne şahit oldu ve maalesef, her geçen gün bu içerik büyümeye devam ediyor.

Kenan, ABC şirketinin halkla ilişkiler ve pazarlama bölümünde çalışmakta ve ABC şirketinin ürünlerini, müşterilere tanıtmak ile görevli. Bunu yaparken şirket Web sitesinden olabildiğince yararlanmaya çalışıyor. Fakat ürün çeşitliliği ve gelişimi nedeniyle, ürün tanıtım bilgileri devamlı değişiyor.

Ne zaman Kenan, Web sitesindeki ürün tanıtım bilgilerini değiştirmek istese, Beyza ile bu konuda konuşup, onu bilgilendirmesi gerekiyor çünkü bu değişiklikleri, şirket içinde, yalnızca, Beyza ve onun yönettiği küçük Web takımı gerçekleştirebiliyor. Fakat Beyza ve takımının iş yoğunluğu nedeniyle bu değişiklikler, Kenan'nın istediği hızla gerçekleşmiyor.

Günlerden bir gün, Ercan adında bir kişi, ABC şirketine, yazılım satmak için geliyor. Ercan, elindeki yazılımın ABC şirketinin sahip olduğu bütün içerik yönetimi problemlerini çözeceğini söylüyor. Ercan, bu pahalı yazılımın, Web sitesi içeriğinin hızlı ve efektif değiştirilmesinde kullanılmasının yanında daha birçok değişik ve "heyecan verici" özelliği de içinde barındırdığından bahsediyor Kenan ve Beyza'ya.

ABC şirketi bu yazılımı satın alıyor. Ercan, Beyza ve Kenan, bu yazılımın hayata geçirilmesi için yaklaşık 1 yıl uğraşıyorlar. Ercan'ın verdiği fiyat, bir yıl sonunda neredeyse ikiye katlanıyor. Bu arada "yeni yazılım ile yeni tasarım" fikri sonucunda, 1 yıl sonunda hem yeni yazılım hem de yeni tasarım hayata geçiriliyor.

1 YIL SONRA...

Kenan halen içerik değişimi için Beyza'ya bağımlı şekilde çalışıyor. Şirket yöneticileri, ABC şirketinin, içerik yönetimi yazılımı için çuval dolusu para ve zaman harcadığını biliyor. ABC Web sitesinin kullanıcıları için, sitedeki bilgiler eskisinden bile daha bayat. Peki ne oldu?

Nerede yanlış yapıldı?

Jupiter Research araştırma şirketinin yaptığı bir araştırmaya göre, CMS adı verilen "içerik yönetimi" yazılımı satın almış orta ve büyük şirketlerin yüzde 60'ı, şirket Web sitesini halen tek bir merkezden, insan gücü güncellemeye devam etmekte. Bu şirketlerin yalnızca yüzde 27'si kullandıkları içerik yönetimi yazılımını gelecek tarihlerde de kullanmaya devam edeceklerini söylemekte ve yüzde 29'u yeni bir yazılım satın almak için araştırmalar yapmakta.

Sorun, birçok şirketin, "İçerik Yönetimi Sistemlerine", bir yazılım olarak bakması ve gerçekte içerik yönetim sisteminin bir "yöntem", bir "süreç" olduğunu tamamen gözden kaçırmakta oluşu. Birçok şirketin, içeriğini yönetmek için bir yazılıma ihtiyacı yok. İhtiyaçları olan, içerik yönetim sistemi değil, içerik yönetim stratejisi yani kimin, neyi, nasıl, ne zaman yapacağının tespiti. Bu strateji, bir yazılımın kullanımını gerektirebilir fakat bunun tespiti, yazılım satan Ercan gibi kişilere bırakılmamalıdır. Bu ihtiyacın tespiti, şirket içinde yapılmalı ve yazılım şirketleri, ihtiyaç tespiti aşamasından sonra proje içine dahil edilmelidir.

İhtiyacın tespiti konusunda bilgi vermeden önce, aklımızda birkaç şeyi bulundurmak gerekiyor:

  • İki kere ölç, bir kere biç.
    ABC şirketi, Ercan'ın sattığı programın bütün sorunları çözeceğini düşündüler fakat bu "bütün sorunların" ne olduğunu araştırmadılar.
  • Yalnızca yazılım şirketlerinin danışmanlığına güvenmek yeterli değildir.
    Yazılım şirketleri, çoğu zaman teknik şirketlerdir. Sizin şirketinizin içinde bulunduğu koşulları iyi anlayamayabilir. "Teknik olarak yapılabilir" demek "yapılması gerekli" anlamına gelmez.
  • Öncellikle sorunu en kısa ve basit yoldan çöz, daha sonra fonksiyon ekle.
    ABC şirketinin ana sorunu içeriğin bayat olması ve güncellemenin yavaş gerçekleşmesiydi. Bu sorunu çözmek için basit bir işlem gerekli olabilirdi. Fakat ABC şirketi, kişiselleştirilebilen, PDF yaratan, takvim ve müşteri yönetimini (CRM) gibi fonksiyonlara sahip bir yazılımı satın aldılar. Bununla da kalmayıp, bütün bunların üzerine website tasarımını değiştirdiler.
  • İnsanlar, alıştıkları çalışma şeklini değiştirmekte zorlanırlar.
    Beyza, bu yeni yazılım ile Kenan'ın, içerik güncelleme görevini kendi başına yapabileceğini düşündü. Sırf ABC şirketi bir içerik yönetimi yazılımına sahip diye herkes bunu kullanmak isteyecek diye bir kural yok. Eğer bir strateji yok ise sistemde yok demektir

İçerik yönetimi stratejisinin belirlenmesinde, içerik yönetiminde söz sahibi olması gereken herkes ile konuşmak gerekir. Bu sistemi kullanacak ya da kullanımından kazanç sağlayacak kişiler ile konuşup, neler istediklerini tespit etmek, bir bu projesinin ilk adımı olmalı.

Bir içerik sistemi satın almadan önce yapılması gereken işlemler:

  • Şirket için ihtiyaç tespiti yap.
    Bu aşamada ilk sorulması gereken soru "Şirketin gerçekten bir yazılıma ihtiyacı var mı?" olmalıdır. Bazen, sorun, yazılımın çözemeyeceği kadar zor, ya da yazılımı gerektirmeyecek kadar kolay olabilir. Unutmamak gerekir ki, içerik yönetimi projesi, bir mühendislik ya da yazılım projesi değildir. Bu yayıncılık ve editörlük projesidir. İşin mühendislik ve yazılım kısmından anlayan kişilerinde söz sahibi olması gerekiyor fakat yalnızca teknik olasılıkların tespiti için, içeriğin yönetimi için değil.
  • İçerik envanteri hazırla.
    Neye sahip olunduğunu bilmeden, bu "şeyleri" yönetmek imkansızdır. Şirket, ne tür içeriğe sahip? Gereksiz dokümanlar, gerekli dokümanlar, çok kullanılan ve az kullanılan dokümanlar bu aşamada tespit edilmelidir. Buradaki ana amaç, organik bir yapıya sahip ve her geçen gün daha da dallanıp, budaklanan içeriğe bir organizasyon getirmek, derleyip, toplamaktır. Ayrıca bu aşamada FOB yöntemi ile gereksiz içeriği sitenizden kaldırabilirsiniz. FOB yönteminin açılımı: F (fazla), O (önemsiz), B (bayat) içerik.
  • İçerik stratejini tasarla/hazırla/belgele.
    Bu aşamada kimin, hangi içerikten sorumlu olduğu ortaya çıkarılmalıdır. Hangi içerik yayınlanmadan önce onay gerektiriyor? Kim onaylıyor? Onaylanan içerik nasıl websitesine aktarılıyor? Bütün bunlar sorunsuz nasıl gerçekleşebilir? Bu soruların cevabı, bu aşamada verilmelidir.
  • Yukarıdaki bilgiler ışığında, "İçerik Yönetimi Beklentileri ve İhtiyaçları" belgesi oluştur ve bu belgenin yardımı ile değişik yazılım şirketleri ile konuş.
    Yazılım şirketleri konuşmadan önce, teknik detaylar konusunda bilgi edinin. Şablonların kolayca değiştirilip, değiştirilemeyeceğini gibi detaylardan, arka sistemde kullanılan teknolojik dile kadar her turlu ayrıntı hakkında bilgi edinmeye calisin. Yeni şablon eklemek kolay mı? Sistem kolay yüklenebiliyor mu? Her türlü sistem ve tarayıcı içinde uyumlu çalışabiliyor mu? Kullanımı kolay mı? Veriler hangi formatta saklanıyor? Zamanla, esnek bir yapıda büyüyebilecek bir sistem mi? Teknik destek için fiyatlandırma nasıl? Ekstra programlama için izledikleri yöntem nedir? Anlaşılır bir dille yazılmış dokümantasyon var mı? RSS, XML, SOAP gibi genişlemeye yarayacak mimarinin sistem içinde var olup olmadığı? Arka plan yönetim ile ön plan kullanım birbirinden ayrılmış mı? Versiyon yükseltmek kolay mı? Değişik versiyon fiyatlandırması nasıl? gibi soruları hem teknik eleman hem de proje müdürü, yazılım şirketleri ile tartışmalıdır.
  • İçerik Yönetim Stratejinin, İçerik Yönetim Sistemi ile nasıl uyuştuğunu (uyuşması gerektiğini) tespit et.
    Yukarıdaki soruların cevaplarının alınması ile yazılım analizinin yapılması bu aşamada gerçekleştirilmektedir.

Bütün bunları yaparken birkaç konuya dikkat etmekte fayda var:

  • İçerik yönetim sisteminin uygulamaya sokulması ile aynı anda yeni bir tasarım yapmamaya özen göster. Bu bir içerik yönetimi projesi, tasarım projesi değil. İki projeyi birbirinden ayırmak gerek. Öncellikle sistemi devreye sokup, nasıl işlediğini izle daha sonra istenirse yeni tasarım projesine başla.
  • Sistemin kullanımını özendirmek için, içerik yönetimini ve stratejisini anlaşılabilir ve sistemin kullanımını kolay bir hale getir. Eğer hali hazırda bir strateji var ise, bu stratejiyi yeni sisteme uyumlu hale getir ya da yeni sistemi, eski stratejiye uydurmaya çalış.
  • "Onlar bu şirketin çalışanı. Bu sistemi kullanmak onların görevi" inancını yak ve çöpe at. Çünkü böyle bir düşünce şekli, sistemin ve stratejinin başarısız olmasına neden olacaktır.
  • Eğer sistemden emin değilsen ya da şirket çok büyük ise, sistemin uygulamasına küçük bir bölüm ile başla ve daha sonra diğer bölümleri kapsa.
  • Başladığını bitir. Böyle bir proje çok zaman alabilir. Başla, geliştir ve bitir. Projeye başlamadan önce "yaklaşık sonuç tarihi" planla ve bu tarihe uygun şekilde çalış.


Top
Menu